L’atelier interactif GouvInfo sur le flux Information : la préparation

Y a-t-il un problème avec le flux Information ?

image Les Entreprises et Organisations sont soumises à une montée inexorable de la quantité et de la diversité des informations, en particulier celles qu’on qualifie de non structurées (bureautique, mail, message instantané, contenus des réseaux sociaux) : cet ensemble d’échanges constitue ce que l’on peut désormais appeler le « Flux Information », qui en l’état ressemble plus à un chaos !S’agissant d’écrits qui restent et sont quelque part autant pour notre bonheur (réutiliser) que parfois pour notre malheur (procès), leur stock constituent « un Patrimoine d’Informations ». Il conviendrait de l’appeler ainsi, si ce stock croissant ne ressemblait à une vaste mine d’où on ne peut extraire que du minerai brut à peu de valeur, et des pépites rarement.

GouvInfo est une initiative humaine, qui s’organise afin de trouver les clés pour relever ce double défi de la maitrise du Flux Information et de la constitution d’un Patrimoine d’Informations utilisables. Les deux sont bien sûr indissociables.

Elle a été lancée depuis 2011 par Jean Pascal Perrein pour rassembler une communauté large et accompagner la montée du niveau de maturité des Entreprises et Organisations, mais aussi des Editeurs de logiciels qui fournisse les indispensables outils. L’observatoire de la Gouvernance de l’Information en 2012 et en 2013 mesure ce mouvement : d’abord de prise de conscience, puis d’initiatives terrain.

Un noyau de personnes s’est constitué comme base d’une organisation qui deviendra une coopérative.
Plus particulièrement Jean Pascal Perrein, Fabien Grenet et moi-même Daniel Colas, nous avons travaillé le fond et la forme de cet atelier de réflexion sur la maîtrise de ce Flux Information.

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Quelle matière pour l’atelier GouvInfo ?

Le Livre GouvInfo 2013 est maintenant disponible : il représente à la fois les résultats de l’enquête 2012 et une liste considérable de témoignages et de débats sur le sujet. C’est la première source pour alimenter l’Atelier.

Pour la seconde source, nous nous sommes challengés entre nous dans un travail de formalisation de ce que devrait être un Flux Information maîtrisé, sous la forme de 7 vues complémentaires, qui caractérisent le système à mettre en place : Vue organisationnelle : quelles organisations de pilotage pour mieux gouverner le flux Information ?

Vue valorisation de l’information : comment innover par les usages et valoriser l’information ?

Vue transformation et changement : pourquoi gouverner le flux Information améliore la conduite du changement ?

Vue opérationnelle : comment doit-on construire un environnement de gestion d’information ?

Vue méthodes, ‘ROI’ : existe-t-il des méthodes pour valoriser un projet, ou construire une entité dédiée au flux Information ?

Vue fondamentaux : quels sont les fondamentaux qu’il convient d’intégrer pour maitriser le flux Information

Vue Utilisateur : peut-on (re)mettre l’utilisateur au centre de l’information ?

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Organisation du 4 juin – journée EIM Opentext

12-DSC08072 Open Text organisait le 4 juin à Paris son premier EIMDay en France.Sensible à notre approche du sujet, Open Text nous a aidé à lancer dans ce cadre notre premier atelier interactif sous la forme d’un table ronde, et nous l’en remercions sincèrement.

La structure de l’atelier a été rapidement trouvée, pour satisfaire à la contrainte de timing, 2h seulement au total, sans nuire à la qualité des échanges :

  • une introduction légère pour partager la compréhension du sujet et son contexte,
  • un temps convivial pour choisir dans le menu les trois sujets qui seront traités (parmi 7)
  • trois séquences commençant par l’éclairage très concis de chacun : Jean Pascal, Fabien et moi, suivi d’une interaction avec la salle.
clip_image006 Chacun de nous trois a amené son expérience et sa vision. Nos expériences sont très différentes et cette diversité apporte une richesse sans nuire à la cohérence au final.Pour renforcer l’ouverture de cet atelier, Fabien avait organisé ce qu’on appelait il y a quelque temps « le buzz », avec Twitter. Le mot #GouvInfo était la clé pour afficher en temps réel les tweets qui accompagnaient la progression des travaux.

Ce fut un travail conséquent, mais à la dernière répétition … nous étions prêts sur le fond et sur la forme, y compris sur tous ses petits aspects matériels pour animer en toute fluidité 35 personnes motivées !

Bientôt … comment ça s’est passé et ce que nous préparons maintenant !

About Daniel Colas

Vous n’êtes pas sûr de retrouver les écrits qui engagent votre Entreprise, les preuves pour la défendre un jour ? Vous avez le sentiment d’être submergé par l’information non structurée (documents, mails, collaboratif, …) et vous n’êtes pas sûr que tout ça soit sécurisé au juste nécessaire ? Face à ce tsunami numérique, il faudrait des règles, du classement, de la protection, de l’archivage… Daniel Colas a construit pendant plus de 10 ans le système Documentaire et Archivage du Groupe PSA Peugeot Citroën, pour rationaliser le flux d’informations non structurées de cette grande organisation. L’objectif de DC² Daniel Colas Conseil est maintenant de contribuer à une Gouvernance de l’Information de mieux en mieux comprise et disponible au quotidien pour chaque utilisateur via les outils (GED, SAE et un nouveau SI de Gouvernance de l’Information).

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