La gouvernance de l’information : une approche par palier

[Cet article rédigé par Jannick Labatut provient d’Océan Bleu 2020, que vous pouvez retrouver sur la page des téléchargements.]


Comme monsieur Jourdain, on fait de la gouvernance de l’information sans jamais le dire, ni même en avoir conscience. Pourtant, depuis plusieurs années, l’organigramme de notre administration distingue bien quatre acteurs majeurs de la gouvernance de l’information : la Direction de l’innovation numérique et des systèmes d’information (DINSI), la Direction de la stratégie, de l’évaluation et de l’organisation (DSOE), la Direction des services d’archives (DSA) et la Direction de la communication (DCOM).

 

Le Conseil départemental de la Seine-Saint-Denis est un département de la Petite couronne inclus dans le périmètre de la Métropole du Grand Paris. Sa population de 1,6 million d’habitants fait de lui le 6e département le plus peuplé de France avec 35 nationalités différentes réparties dans 40 communes (Bobigny, Montreuil, Saint-Denis …). La Seine-Saint-Denis est aussi le territoire qui accueillera les Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024

 

Années 90 – Amorce d’une démarche de gestion originale et précurseure

S’amorce dans les années 90, une démarche de gestion qui va développer, à la fois, une culture commune (référentiels, indicateurs, objectifs, finalités) d’analyse de gestion, et l’accompagnement au pilotage des politiques publiques départementales.

Début des années 2000 – Premières tentatives d’un accès unifié aux informations transversales

Création du SIG départemental[1] en tant qu’outil d’observation fédérant toutes les couches géographiques des différents SIG métiers. Son ambition était aussi de donner de la visibilité au patrimoine départemental (routes, réseau d’assainissement, collèges, parcs…) et montrer ainsi l’action publique présente sur le territoire. Une première ouverture des données (open data) sur le Web se fait jour avec le Géoportail93[2].

Création d’une base documentaire qui consistera à rassembler les documents pivots de la collectivité (délibérations, rapports, bilans d’activité…). Piloté par la Mission d’animation du projet départemental (à la Direction générale), ce projet aura permis une première organisation de GED, l’identification d’un réseau de contributeurs et d’un gisement documentaire de référence.

2008 – Année charnière, Structuration des fonctions d’aide au pilotage

Avec la RGPP (Révision générale des politiques publiques dont les principes consistent à analyser les missions et actions de l’État et des collectivités), l’administration se dote de trois nouvelles directions d’aide au pilotage :

  • La Direction de la stratégie et de l’organisation en réponse aux nouveaux enjeux stratégiques et organisationnels
  • La Direction des études et de l’évaluation qui devra répondre aux enjeux de disponibilité des informations pour comprendre, analyser et évaluer les actions menées sur le territoire,
  • La Direction de l’audit interne en réponse aux enjeux de contrôle interne et de maîtrise des risques. Fonction tout à fait nouvelle au Département.

Parallèlement, les différentes fonctions informatiques se constituent en DSI pour trouver un positionnement plus stratégique. Le Service de documentation crée, quant à lui, un bureau de l’ingénierie documentaire, rejoint la Direction des études et de l’évaluation et, dans ce nouveau contexte, développe son rôle de conseil et d’expertise sur les projets de GED et de dématérialisation.

Ces nouvelles Directions vont brasser chacune des informations contextuelles (externes) et d’activité (internes) qui se concrétisent, le plus souvent par des données brutes et des documents d’analyse constitutifs d’un socle de connaissances immatérielles dont l’utilité se révèle indispensable au pilotage de l’action publique.

2009 – Un plan de dématérialisation des processus légaux

Les programme ACTES et protocole HELIOS lancés par l’État provoque la constitution d’un Comité de pilotage dématérialisation des actes administratifs et de la chaîne comptable coordonné par la Direction de la stratégie et de l’organisation. S’ouvrent alors 6 groupes de travail dont l’objectif sera de mener les projets de télétransmission entre la collectivité et les services de l’État (Contrôle de légalité et Trésor public). S’engage alors une grande campagne de numérisation des délibérations du Conseil général depuis 1968 ainsi que la 1re phase de dématérialisation des pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense et bordereaux récapitulatifs comportant la signature électronique).

2012 – Réunion des fonctions d’observation et d’aide au pilotage

On assiste à la création de la Direction de la stratégie, de l’organisation et de l’évaluation par la fusion de deux directions. En son sein, vont se structurer et se consolider, trois outils clés d’aide au pilotage et à la connaissance du territoire :

  1. Le Système d’information décisionnel (SID) qui fournit les indicateurs d’activité des actions départementales sur le territoire (nb d’allocataires du RSA par exemple).
  2. Le Système d’information géographique (SIG) et le Géoportail93 qui fournissent et valorisent des informations géoréférencées (extra / infra territoriales) sur le territoire et son environnement.
  3. La Bibliothèque numérique de référence (BNR)[3] : lieu de rassemblement des documents porteur de connaissances et d’autorité produits par les services départementaux.

2014 – Une GED intégrée aux usages transverses

Un Comité GED est instauré pour, d’une part, donner plus d’ambition aux usages en ouvrant des sites collaboratifs de travail pour les agents et des partenaires externes et, d’autre part, repositionner la GED au centre de la dématérialisation des processus. Cette GED transverse (ALFRESCO Entreprise) porte de nombreuses applications métiers (comptable, RH, réglementaire, collaborative, achat public…). L’addition du module de Records management (ISO 15489), en 2017, permet de gérer, dans un site indépendant, les documents arrivés au statut d’archives intermédiaires (ISO 30301).

2016 – Des ramifications externes profitables en interne

La Mission usages numériques fonde le premier Conseil numérique de la Seine-Saint-Denis (CNUM93), entité autonome réunissant des entreprises et associations de la Seine-Saint-Denis et va formaliser une stratégie numérique du territoire portée par la toute nouvelle Direction de l’innovation numérique et des systèmes d’information (DINSI). Dans ce mouvement, le Département lance son portail open data Seine-Saint-Denis[4] .

La DINSI renforce ses positions avec, notamment, l’arrivée d’une PMO (project manager officer) qui va structurer les premiers portefeuilles de projets numériques, la nomination d’un DPO (data protection officer), chargé d’accompagner la mise en œuvre du RGPD (règlement général pour la protection des données à caractère personnel) et d’un urbaniste SI, qui doit élaborer une cartographie des SI et formaliser les processus liés à une application (selon le modèle BPMN). Une nouvelle démarche de professionnalisation de la relation MOA/MOE, à travers des formations, un outillage projets va consolider les premières approches.

2020 – Redistribution des fonctions de connaissance du territoire et d’aide au pilotage

La Direction de la stratégie, de l’organisation et de l’évaluation est dissoute, ses fonctions préservées et redistribuées au sein de 4 Directions :

  • À la Direction des finances sont placés les fonctions d’analyse de gestion et le SID
  • À l’Inspection générale: l’évaluation
  • À la DRH : le conseil en organisation
  • À la Direction des territoires sont intégrés la coopération territoriale et l’Observatoire (SIG, cartographie).

…et 4 nouvelles Missions transversales placées sous la responsabilité de la Directrice générale adjointe du Pôle pilotage, ressources humaines et modernisation : Mission études et pilotage de la donnée, Mission gestion des connaissances, Mission innovation territoriale et Mission transformation de l’administration.

Depuis ces 20 dernières années, le Département a construit, telles des briques Lego™ qui s’assemblent peu à peu, un dispositif préparant le terrain d’une gouvernance de l’information. Tant au niveau des documents (GED, dématérialisation, BNR, démarches KM[5], espaces collaboratifs, Records management, archivage) qu’à celui des données (SID, SIG, open data), le Département de la Seine Saint-Denis avance vers une vue et une considération globales de l’information : un ensemble de données en grande partie identifiées et déjà rassemblées pour offrir un contexte unique sur lequel peut s’appliquer des fondamentaux (de conservation, de protection, de valorisation, de qualité, de valeur…) et reposer la lecture du territoire, les décisions et orientations de demain.

Aujourd’hui, un nouvel organigramme s’installe. Si son animation et sa dynamique sont à construire, les missions sont d’ores et déjà intégrées à la feuille de route de la Direction générale. On l’a vu, la gouvernance de l’information s’entend, dans le contexte départemental, dans son sens élargi aux documents, aux données et aux métadonnées comme formant un tout cohérent en soi.

Sa vision intègre aussi toutes les parties prenantes (experts, prestataires et partenaires, producteurs comme consommateurs de données). La gouvernance de l’information est organique, elle reflète le niveau de maturité de notre organisation.

Nous avons gravi désormais assez de marches pour pouvoir légitimement considérer que nos informations sont un actif immatériel stratégique pour notre organisation et le développement du territoire.

 

[1] Système d’information géographique  –  [2] https://geoportail93.fr/  –  [3] La BNR sera accessible sur le web au premier semestre 2020  –  [4] https://data.seine-saint-denis.fr  –  [5] Knowledge management (terme anglo-saxon pour gestion des connaissances)

 

 

Jannick Labatut  –  Cheffe du service veille et gestion des connaissances – Direction de la stratégie au Département de la Seine-Saint-Denis – Lauréate des IAI-Awards en 2015

 

 

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